Logo NESWA NESWA SMK Negeri 1 Warureja

Dokumen Publik NESWA

Kebijakan Privasi Aplikasi NESWA

Halaman ini menjelaskan bagaimana NESWA mengakses, memperoleh, menggunakan, menyimpan, melindungi, dan menghapus data pengguna dalam layanan pembelajaran, presensi, kegiatan belajar mengajar, serta ujian sekolah.

Tanggal berlaku: 15 Juli 2026 · Terakhir diperbarui: 15 Juli 2026
Ajukan Permintaan Data Buka versi PDF

1. Pendahuluan

SMK Negeri 1 Warureja menghormati dan melindungi privasi pengguna aplikasi NESWA.

Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana NESWA mengakses, memperoleh, menggunakan, menyimpan, melindungi, dan menghapus data pengguna dalam penyelenggaraan layanan pembelajaran, presensi, kegiatan belajar mengajar, dan ujian sekolah.

Dengan menggunakan NESWA, pengguna memahami bahwa data akan diproses untuk menjalankan layanan pendidikan sesuai dengan peran dan kewenangan masing-masing.

NESWA bukan layanan umum untuk masyarakat. Akun dibuat dan dikelola oleh administrator sekolah serta hanya diberikan kepada guru, tenaga kependidikan, peserta didik, dan pihak lain yang memperoleh izin dari sekolah.

2. Identitas Pengelola

Aplikasi NESWA dikelola untuk kepentingan layanan pendidikan oleh:

Pengembangan teknis dan penerbitan aplikasi NESWA melalui Google Play dilakukan oleh pengelola aplikasi yang telah memperoleh persetujuan dari SMK Negeri 1 Warureja.

  • Nama aplikasi: NESWA
  • Application ID/package name: id.sch.neswa

3. Ruang Lingkup Kebijakan

Kebijakan Privasi ini berlaku terhadap data yang diproses melalui:

  1. Aplikasi Android NESWA;
  2. Situs web NESWA;
  3. Sistem administrasi dan pembelajaran NESWA;
  4. Server dan basis data yang digunakan untuk mengoperasikan NESWA; dan
  5. Layanan pendukung yang berkaitan langsung dengan pengoperasian serta pengamanan NESWA.

Kebijakan ini tidak berlaku terhadap situs atau layanan pihak lain yang dibuka melalui tautan eksternal. Pengguna disarankan membaca kebijakan privasi dari layanan tersebut.

4. Data yang Diproses

Jenis data yang diproses dapat berbeda sesuai dengan peran pengguna dan fitur yang digunakan.

4.1 Data identitas dan akun

  • Nama lengkap;
  • Nomor Induk Pegawai, NISN, nomor induk internal, atau identitas akun lainnya;
  • Nama pengguna, informasi autentikasi, peran, dan status akun;
  • Kelas, rombongan belajar, mata pelajaran, penugasan mengajar, serta tahun ajaran;
  • Email atau nomor telepon apabila disimpan dalam akun.

Informasi autentikasi digunakan untuk memverifikasi identitas dan mencegah akses tanpa izin. Pengguna wajib menjaga kerahasiaan username serta kata sandinya.

4.2 Data pembelajaran

  • Jadwal, mata pelajaran, kelas, dan pengampu;
  • Tanggal dan waktu pertemuan;
  • Materi, topik, catatan kegiatan, semester, dan tahun ajaran;
  • Informasi administratif lain yang berkaitan dengan kegiatan belajar mengajar.

4.3 Data presensi

  • Nama pengguna, kelas, mata pelajaran, tanggal, waktu, dan jadwal pembelajaran;
  • Status hadir, terlambat, sakit, izin, atau alpa;
  • Materi, catatan presensi, identitas pengisi, serta waktu pembuatan atau perubahan data.

Data presensi digunakan untuk pencatatan pelaksanaan pembelajaran, pemantauan kehadiran, pelaporan sekolah, evaluasi, dan administrasi pendidikan.

4.4 Foto kegiatan pembelajaran

Guru dapat diminta mengambil foto kegiatan pembelajaran sebagai dokumentasi pelaksanaan pembelajaran. Foto:

  • Diambil melalui kamera setelah pengguna memilih tombol pengambilan foto;
  • Tidak diambil otomatis di latar belakang;
  • Tidak digunakan untuk pengenalan wajah atau identifikasi biometrik;
  • Dikompresi sebelum dikirim ke server;
  • Hanya dapat diakses oleh pengguna yang memiliki kewenangan;
  • Tidak digunakan untuk iklan atau pemasaran komersial.

Pengguna harus menghindari pengambilan foto yang tidak berkaitan dengan pembelajaran atau memperlihatkan informasi pribadi yang tidak diperlukan.

4.5 Data ujian

  • Identitas peserta, mata pelajaran, jadwal, dan daftar soal;
  • Pilihan atau jawaban, waktu mulai dan selesai, durasi, serta status pengerjaan;
  • Hasil penilaian, nilai, riwayat pengiriman jawaban, dan informasi teknis yang diperlukan untuk kelancaran serta integritas ujian.

4.6 Data teknis dan keamanan

  • Alamat IP, tanggal dan waktu akses;
  • Jenis perangkat, versi sistem operasi, versi aplikasi, browser atau WebView;
  • Riwayat login, catatan kesalahan, aktivitas sistem, status koneksi, dan permintaan ke server.

Data teknis digunakan untuk pemeliharaan, keamanan, analisis gangguan, perbaikan kesalahan, dan pencegahan penyalahgunaan. Data tersebut tidak digunakan untuk membuat profil periklanan.

4.7 Cookie dan penyimpanan sesi

NESWA dapat menggunakan cookie, token sesi, cache, atau penyimpanan lokal untuk mempertahankan sesi login, menjaga keamanan autentikasi, menyimpan pengaturan, mempercepat pemuatan, dan menjalankan fungsi aplikasi.

4.8 Data permintaan layanan privasi

Ketika pengguna mengisi Formulir Permintaan Data, NESWA memproses nama, NIP/NISN atau identitas akun, peran, email atau nomor telepon, jenis dan rincian permintaan, alamat IP, informasi perangkat/browser, nomor referensi, status tindak lanjut, serta catatan internal petugas. Data ini digunakan untuk verifikasi, komunikasi, penanganan permintaan, keamanan, dan pencatatan administrasi.

5. Izin Perangkat

5.1 Akses internet

Akses internet diperlukan untuk menghubungkan aplikasi dengan server NESWA, melakukan login, membuka jadwal, menyimpan presensi, mengunggah foto kegiatan, dan menjalankan ujian.

5.2 Akses kamera

Akses kamera digunakan untuk mengambil foto kegiatan pembelajaran. Kamera hanya diaktifkan setelah pengguna memilih fungsi pengambilan foto. NESWA tidak merekam foto atau video secara tersembunyi dan tidak menggunakan kamera di latar belakang.

Apabila izin kamera ditolak, fungsi dokumentasi kegiatan pembelajaran mungkin tidak dapat digunakan. Kamera tidak digunakan untuk periklanan, pengenalan wajah, atau pemantauan pribadi.

6. Tujuan Pemrosesan Data

Data diproses untuk:

  1. Membuat, mengelola, dan mengamankan akun pengguna;
  2. Memverifikasi identitas dan memberikan akses sesuai peran;
  3. Menampilkan jadwal dan penugasan mengajar;
  4. Mencatat pembelajaran dan presensi;
  5. Mendokumentasikan kegiatan pembelajaran;
  6. Menyelenggarakan ujian, mengolah jawaban, dan menghasilkan nilai;
  7. Menyediakan laporan pembelajaran, presensi, dan ujian;
  8. Menangani gangguan teknis, pencadangan, pemulihan, serta keamanan;
  9. Mencegah akses tidak sah, kecurangan, dan penyalahgunaan;
  10. Melaksanakan administrasi pendidikan dan memenuhi ketentuan yang berlaku;
  11. Mengembangkan dan meningkatkan kualitas layanan NESWA.

Data tidak digunakan untuk iklan yang dipersonalisasi, penjualan data, atau pemasaran komersial kepada peserta didik.

7. Dasar Pemrosesan Data

Pemrosesan dilakukan berdasarkan pelaksanaan layanan pendidikan, hubungan sekolah dengan pengguna, tugas administratif sekolah, kepentingan sah untuk menjaga keamanan dan keberlangsungan layanan, persetujuan apabila diperlukan, serta pemenuhan kewajiban hukum.

Untuk peserta didik yang belum dewasa, pemrosesan dilakukan dalam konteks penyelenggaraan pendidikan dan sesuai prosedur sekolah serta ketentuan yang berlaku.

8. Penyimpanan Data

Data NESWA disimpan dalam basis data dan ruang penyimpanan server yang digunakan untuk menjalankan layanan sekolah.

Server dapat dioperasikan menggunakan infrastruktur penyedia hosting atau pusat data pihak ketiga. Penyedia infrastruktur hanya diperbolehkan memproses data sejauh diperlukan untuk layanan server, jaringan, pencadangan, dan keamanan.

Data tidak sengaja disimpan di perangkat pengguna melebihi sesi, cache, atau file sementara yang diperlukan. Foto kegiatan dikirim ke server setelah pengambilan dan pengolahan gambar selesai; file sementara dapat dihapus oleh aplikasi, sistem operasi, atau pengguna.

9. Akses terhadap Data

Data hanya dapat diakses sesuai peran dan kewenangan, antara lain oleh pengguna yang bersangkutan, guru kelas terkait, wali kelas atau petugas berwenang, kepala sekolah, administrator, petugas administrasi, teknisi resmi, dan penyedia infrastruktur sejauh diperlukan.

Pengguna dilarang mengakses, menyalin, menyebarkan, atau menggunakan data di luar kewenangannya. NESWA tidak menjual atau menyewakan data pribadi kepada pengiklan, perusahaan pemasaran, pialang data, atau pihak lain.

Data hanya dapat diberikan kepada pihak lain apabila diperlukan untuk menjalankan layanan, diperintahkan sekolah, diwajibkan hukum, diperlukan untuk audit atau penyelesaian sengketa, diperlukan untuk keamanan, atau memperoleh persetujuan pihak yang berwenang.

10. Google Play dan Layanan Pihak Ketiga

NESWA didistribusikan melalui Google Play. Google dapat memproses data tertentu yang berkaitan dengan akun Google, pemasangan aplikasi, perangkat, keamanan, diagnostik, dan penggunaan Google Play berdasarkan kebijakan Google sendiri.

Apabila NESWA menggunakan layanan analitik, pelaporan kerusakan, notifikasi, penyimpanan, atau layanan pihak ketiga lain pada masa mendatang, Kebijakan Privasi dan deklarasi Data safety akan diperbarui sesuai pemrosesan yang sebenarnya.

11. Masa Penyimpanan Data

Data disimpan selama masih diperlukan untuk layanan pendidikan, administrasi, keamanan, pelaporan, audit, dan pemenuhan ketentuan yang berlaku.

11.1 Data akun

Disimpan selama pengguna masih terdaftar dan memiliki hubungan dengan sekolah. Setelah lulus, pindah, berhenti bekerja, atau tidak lagi menggunakan layanan, akun dapat dinonaktifkan dan datanya dapat diarsipkan sesuai kebutuhan administrasi atau hukum.

11.2 Data pembelajaran dan presensi

Disimpan sebagai catatan akademik dan administrasi sesuai kebijakan kearsipan sekolah, termasuk untuk pelaporan, evaluasi, audit, akreditasi, pemeriksaan, atau sengketa.

11.3 Data ujian dan hasil penilaian

Disimpan selama diperlukan sebagai catatan penilaian dan administrasi pendidikan. Data dapat dihapus, diringkas, dianonimkan, atau diarsipkan setelah tidak lagi diperlukan.

11.4 Foto kegiatan pembelajaran

Disimpan selama diperlukan sebagai bukti atau dokumentasi pelaksanaan pembelajaran dan dapat dihapus setelah tidak lagi mempunyai tujuan administratif, dokumentasi, audit, atau pelaporan.

11.5 Catatan teknis

Disimpan selama diperlukan untuk pemeliharaan, pemeriksaan gangguan, dan keamanan. Sebagian data dapat disimpan lebih lama apabila berkaitan dengan dugaan pelanggaran atau kewajiban hukum.

11.6 Permintaan layanan privasi

Data formulir permintaan disimpan selama diperlukan untuk memverifikasi, memproses, mendokumentasikan, dan membuktikan penyelesaian permintaan. Setelah tidak diperlukan, data dapat dihapus, dianonimkan, atau diarsipkan dengan akses terbatas sesuai kebijakan sekolah dan kewajiban yang berlaku.

12. Keamanan Data

NESWA menerapkan upaya teknis dan administratif yang wajar, antara lain:

  • Koneksi HTTPS untuk pengiriman data antara perangkat dan server;
  • Autentikasi dan pembatasan akses berdasarkan peran;
  • Pengendalian akses administrator;
  • Pembaruan perangkat lunak dan komponen server;
  • Pencadangan data, pemantauan aktivitas, dan pengamanan server serta basis data;
  • Pembatasan akses kepada petugas yang ditugaskan.

Tidak ada sistem elektronik yang sepenuhnya bebas risiko. Pengguna harus menjaga kata sandi, tidak menggunakan akun orang lain, dan segera melaporkan aktivitas mencurigakan.

13. Hak Pengguna

Sesuai ketentuan yang berlaku, pengguna dapat mengajukan permintaan untuk mengetahui pemrosesan data, memperoleh akses, memperbaiki atau melengkapi data, memperbarui data, menonaktifkan akun, menghapus data tertentu, menarik persetujuan apabila relevan, mengajukan keberatan, dan melaporkan penyalahgunaan.

Pelaksanaan hak mempertimbangkan kewenangan sekolah, hak pihak lain, integritas catatan akademik, kewajiban kearsipan, dan ketentuan yang berlaku.

14. Koreksi Data

Kesalahan pada nama, NIP, NISN, kelas, mata pelajaran, jadwal, presensi, atau data lainnya dapat diajukan kepada administrator NESWA, operator sekolah, wali kelas, petugas tata usaha, atau melalui Formulir Permintaan Data.

Permintaan harus menyertakan informasi yang cukup untuk memverifikasi identitas dan data yang hendak diperbaiki. Sekolah dapat meminta dokumen atau konfirmasi tambahan.

15. Penghapusan Data dan Penonaktifan Akun

Akun NESWA dibuat dan dikelola oleh administrator sekolah. Pengguna tidak membuat akun secara mandiri melalui aplikasi.

Permintaan penonaktifan akun, koreksi, akses, atau penghapusan data dapat diajukan melalui Formulir Permintaan Data NESWA.

Sekolah akan memverifikasi identitas pemohon sebelum memproses permintaan. Tindakan dapat berupa penghapusan permanen, anonimisasi, pembatasan akses, penonaktifan akun, atau pemindahan ke arsip dengan akses terbatas.

Sebagian data mungkin tidak dapat langsung dihapus apabila masih diperlukan untuk catatan akademik, presensi, penilaian, administrasi, kearsipan, audit, akreditasi, keamanan, sengketa, atau kewajiban hukum. Akses terhadap data yang tetap disimpan akan dibatasi.

16. Data Peserta Didik dan Pengguna di Bawah Umur

NESWA digunakan dalam lingkungan pendidikan dan dapat memproses data peserta didik berusia di bawah 18 tahun. Akun peserta didik dibuat oleh sekolah; NESWA tidak menyediakan pendaftaran akun publik untuk anak atau masyarakat umum.

Data peserta didik digunakan untuk pendidikan, pembelajaran, presensi, penilaian, keamanan, dan administrasi sekolah. Data tidak digunakan untuk kepentingan pribadi, pemasaran, atau kegiatan yang tidak berkaitan dengan pendidikan.

Apabila diperlukan, sekolah dapat melibatkan orang tua atau wali dalam pemberian informasi, persetujuan, koreksi, atau permintaan terkait data peserta didik.

17. Insiden Keamanan

Apabila ditemukan dugaan kebocoran, kehilangan, kerusakan, perubahan tanpa izin, atau akses tidak sah, pengelola akan melakukan pemeriksaan, membatasi dampak, mengamankan sistem, memulihkan layanan, mendokumentasikan kejadian, memberikan pemberitahuan apabila diwajibkan, dan melakukan perbaikan.

Pengguna yang mengetahui dugaan insiden harus segera menghubungi pengelola melalui formulir layanan data atau saluran resmi sekolah dan tidak menyebarkan informasi sensitif kepada pihak yang tidak berwenang.

18. Perubahan Kebijakan Privasi

Kebijakan ini dapat diperbarui apabila terdapat perubahan fitur, cara pemrosesan data, infrastruktur, layanan pihak ketiga, kebijakan sekolah, ketentuan Google Play, atau peraturan perundang-undangan.

Tanggal pembaruan dicantumkan pada bagian atas halaman. Perubahan penting dapat diberitahukan melalui aplikasi, situs NESWA, surat edaran, atau media komunikasi resmi sekolah.

19. Pemahaman Pengguna

Dengan menggunakan NESWA, pengguna menyatakan telah memperoleh kesempatan untuk membaca dan memahami Kebijakan Privasi ini. Penggunaan NESWA tetap tunduk pada peraturan sekolah, pembagian kewenangan pengguna, dan ketentuan yang berlaku.

20. Kontak

Pertanyaan, pengaduan, permintaan koreksi, akses, penonaktifan akun, atau penghapusan data dapat disampaikan kepada:

Pengguna diminta tidak mengirimkan kata sandi melalui formulir, email, WhatsApp, atau media komunikasi lainnya.